理事会の会議を再設計するマニフェスト

マンション管理組合では、理事会の会議そのものは開かれています。議題もあり、資料も集まり、話し合いも行われています。

けれど、その会議で出た論点や判断材料、決定事項、その後の行動が、次の判断に十分つながっていない。だから会議を重ねているはずなのに、組合としての判断が積み上がりにくい状態が起きます。

同じような説明を繰り返し、前回の経緯を思い出し、決めきれなかったことを次回に回し、また同じところから考え直す。そうしたことが、少しずつ理事会を前に進みにくくしています。

この問題に対して必要なのは、もっと優秀な理事を探すことではありません。もっと優秀な管理会社の担当者に頼ることでも、外部への依存を強めることでもありません。

もちろん、理事の力量や管理会社の支援が役に立つ場面はあります。けれど、理事会が前に進みにくい状態を、個人の能力や外部の力量だけで支えようとすると、結局また属人化します。

必要なのは、普通の人でも、前回までを踏まえて判断し、動かし、引き継げる仕組みです。気合いや記憶に頼らなくても、会議のたびに少しずつ前に進める会議の型です。

まんくみに残るのは、議事録だけではありません。議題の背景、判断材料、論点、決定事項、その後の行動、そして経緯まで、次の判断に使える形で残っていきます。

そのため、前回までの検討を次の会議でも見返せる。決めたことと宿題が、そのまま流れずに残る。会議のたびに、次の判断が少しずつしやすくなります。

まんくみは、最初から全機能を使いこなさなければ意味がない仕組みではありません。まずは一つの会議ページから始める。それだけでも十分です。

決定事項と担当、期限だけを整理するところからでもいい。議題と資料をまとめるところからでもいい。大事なのは、今のやり方を一気に壊すことではなく、少しずつでも、会議が次につながる形に変わり始めることです。

管理組合の多くの仕事は、最終的に理事会の会議に集約されます。何をするかを決めるのも、何にお金を使うかを決めるのも、どんな修繕を進めるかを決めるのも、理事会から始まります。

だからこそ、理事会の会議が変われば、管理組合の運営は大きく変わります。会議が、その場限りで終わらず、次の判断と行動に積み上がるものに変わる。それだけで、管理組合の前に進み方は変わります。