理事会の会議を再設計するマニフェスト
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01
理事会は、「みんなの資産と
暮らしを守る大事な会議」です
マンション管理組合の理事会は、 そこで暮らす人・所有する人、
すべての「資産」と「日々の暮らし」に直結しています。
- 建物をどのように修繕していくのか
- 共用部をどのように保っていくのか
- どんなルールで、どんな環境をつくっていくのか
その一つひとつを決めてきたのが、理事会の会議です。
平日の夜や貴重な休日を削り、慣れないテーマや専門的な話にも向き合い、紙の資料やメールをかき集め、ときにクレームの矢面にも立ちながら、「住民のために」という思いで続けてこられた方々がいます。
まんくみは、その営みを否定しません。むしろ、その善意だけに頼り続けるには、理事会という“仕組み”の側があまりにも心もとないと考えています。
変えるべきなのは「人」ではなく、人を支える「会議の型」です。
02
今の理事会が抱えている、
本質的なしんどさ
理事の多くは住民ボランティアであり、「余分な仕事」はできるだけ減らしたいのが本音です。
いま、多くの理事会は次のようなストレスにさらされています。
時間のストレス
会議が長い。毎回ゼロから説明。脱線。次回持ち越し。
わからないまま決める不安
専門的なテーマなのに、当日いきなり資料を渡される。
「本当にこれでいいのか？」というモヤモヤを抱えたまま賛成する。責任の偏り
うまくいくのは当たり前。問題が起きると「理事会は何をしていた」と言われる。
特に理事長や一部の理事に心理的負担が集中している。記憶とノウハウの断絶
理事や管理会社担当が変わるたびに、過去の経緯が霧の中に消える。
似た議題で、何度も一から議論し直している。透明性の不足
どんな情報で、どんな選択肢を比較して、どう決めたかが見えづらい。
説明責任を果たしたいのに、そのための材料が整理されていない。
これらは、住民や理事の質が低いから起きているのではありません。
「会議の設計」が人の善意と記憶に頼りすぎている構造的な問題です。
03
変えるのは「人」ではなく「会議の型」
マンション管理組合を取り巻く環境には、
- 高齢化
- 役員の成り手不足
- 賃貸化の進行
- 住民の無関心
といった、大きな社会構造の問題があります。
まんくみは、そこに直接「正面から殴りに行く」サービスではありません。
- 高齢化そのものを止めることはできません。
- 成り手不足を一足飛びに解消する魔法も持っていません。
それでも、まんくみはこう考えます。
会議のやり方を整えれば、 「普通の人でも理事が務まる」環境はつくれる。 だから、まんくみが変えにいくのは社会そのものではなく、
- 会議の準備の仕方
- 会議の進め方
- 会議の後の動き方
- 会議の記録と引き継ぎの仕方
- 会議の透明性の保ち方
といった、「理事会の運営方法そのもの」です。
今まで積み上げてきたやり方を壊すのではなく、 その上に「これからの積み上げ方を変えるための枠組み」をかぶせる。
やり方は大きく変えなくても、結果は大きく変わる。 そういう設計の仕組みが、まんくみです。
04
まんくみが変える「会議」の5つの側面
まんくみは、理事会の会議を次の5つの点から再設計します。
① 会議の「入り口」を変える ーー ぶっつけ本番をやめる
これまでの会議は、議題も資料も、当日その場で初めて触れることが少なくありませんでした。
- 何が重要なのか分からないまま会議が始まる
- 説明だけで時間が終わる
- 理事によって理解度がバラバラ
まんくみでは、会議ページに
- 今回の議題
- 背景
- 添付資料
- 「今回決めたいこと」
が事前にまとまります。理事は自分のペースで目を通し、気になる点を先に書いておけます。
会議は「説明の場」ではなく、「考えてきた人たちが最後に確認して決める場」に変わります。
② 会議の「進行」を変える ーー 話す場から、決める場へ
いまの理事会では、アジェンダがあっても守られず、脱線や長話が続き、「また次回に持ち越し」が繰り返されがちです。
まんくみでは、会議ページ上に
- 議題ごとの進行
- 論点の整理
- その場での決定事項の記録
がひとつの画面に並びます。会議は「誰が長く話したか」ではなく、 「どの論点についてどう決めたか」が見える場になります。
その結果、
・会議時間は短くなり
・「今日何も決まらなかった」という虚無感は減り
・理事長のファシリテーション負担も軽くなります。
③ 会議後の「行動」を変える ーー 決めっぱなしを終わらせる
会議で決めたことが、次の会議までにほとんど進んでいない。そんな経験は、どの理事会にもあるはずです。
まんくみでは、決定事項が
・担当者
・期限
・次のアクション
とセットで記録され、アクションアイテムとして管理されます。
会議が「決めて終わり」ではなく、「決めて、動かすための起点」に変わります。
理事長一人が「前回のあれどうなってる？」と記憶だけを頼りに気を揉む必要はなくなります。
④ 会議の「記憶」を変える ーー 人の記憶から、組織の記憶へ
理事が交代するたびに、「なぜこの判断になっているのか」が霧の中に消えていく。 これは、多くの管理組合が抱える構造的な問題です。
まんくみでは、
- 会議の議題
- 使われた資料
- 議論のポイント
- 決定事項とその理由
- 連動するアクション
が、テーマごとに紐づいた「履歴」として残ります。管理会社の外に、“理事会の記憶”を置く。 担当者が変わっても、理事が入れ替わっても、過去の判断の積み重ねを辿ることができます。
これは、
・「前任の意図が分からない」不安を減らし
・「自分の代ですべて背負う必要はない」という安心感をもたらします。
⑤ 会議の「透明性」を変える ーー 説明できる理事会へ
トラブルが起きたとき、住民から「理事会は何をしていたのか」と問われたときに、 胸を張って答えられる理事会はどれくらいあるでしょうか。
まんくみでは、
- どの情報を基に
- どの案を比較し
- 誰がどんな懸念を出し
- 最終的にどう判断したのか
が、後から見ても分かる形で残ります。
決定のプロセスそのものが、理事会を守る盾になる。「ちゃんと検討したか？」という問いに、 プロセスで答えられる理事会へ。
05
「変えたくない」という気持ちへのリスペクト
まずはっきりと言いたいのは、「変えたくない」と感じることは、悪いことではありません。 管理組合のような大事な場では、慎重であること・簡単に変えないことは、本来とても大事な感覚です。
これまでのやり方で、なんとか回してきた理事会があります。 紙の資料や、個人のPCに眠るファイルや、独自の議事録フォーマットがあります。 それらを守ってきた人の努力と工夫があります。そのすべての上に、まんくみは立ちます。
まんくみが導入されたからといって、
- いきなり紙が禁止になるわけではありません。
- すべての理事が同じレベルでシステムを使いこなす必要もありません。
- 長年使ってきたフォーマットやノウハウを捨てる必要もありません。
むしろ、今まで現場で積み上げてきたやり方を、「誰でも引き継げる形」にするための枠組みとして まんくみを使ってほしい。
慎重な人、変化に不安を感じる人、ITに自信がない人ほど、 本来まんくみによって守られるべき側にいると、私たちは考えています。
06
一気にすべてを変えなくてもいい
まんくみは、フル活用しないと意味がないツールではありません。
- まずは「会議の資料置き場」としてだけ使っても構いません。
- 次に「決定事項とアクションアイテム」だけを載せても構いません。
- 慣れてきたら、議事録や引き継ぎにも広げていけばいい。
導入パターンも、理事会ごとのペースで決めてかまいません。
重要なのは、“今のまま”を続けたときに積み上がる負担とリスクと、 “少しだけ変える”ことで手に入る安心と余白を、正しく比べられる状態になることです。
07
まんくみが約束すること
まんくみは、次のことを約束します。
1. 理事の時間を守ります。
会議の準備・進行・後処理のムダを減らし、ボランティアとして払っている時間の価値を上げます。
2. 理事の不安を減らします。
「よくわからないまま決める」状態をできるだけ減らし、判断材料と経緯を整理します。
3. 責任の偏りを減らします。
決定とアクションの見える化によって、一部の人だけが背負ってきた負担を分散します。
4. 判断の質と説明可能性を高めます。
どう考え、どう決めたかを残すことで、後からでも筋の通った説明ができる理事会にします。
5. 管理会社の外に、“理事会の記憶”を置きます。
担当者が変わっても、理事が変わっても、理事会としての歴史と判断基準が途切れないようにします。
そして何より、理事会を「罰ゲーム」ではなく、住民の生活と資産を守るための誇れる役割に近づけていきます。
08
結び ーー 理事会が変わると、管理組合の9割は変わる
管理組合の仕事の多くは、最終的に「理事会の会議」に集約されています。
- 何をするかを決めるのも
- 何にお金を使うかを決めるのも
- どんな修繕をするかを決めるのも
- 住民への説明内容を決めるのも
すべて、理事会の会議から始まります。
だから私たちは、こう考えます。
理事会の会議が変われば、管理組合の9割は変わる。
まんくみは、その変化を手間なく実現するためのクラウドインフラです。 今まで積み上げてきた理事会の営みを尊重しながら、 これからの10年・20年を安心して任せていける新しい「会議の型」を一緒に育てていきたいと思っています。