ある管理組合の、会議ページができるまである管理組合の、会議ページができるまで

ある月の理事会前日。都内のあるマンション管理組合では、翌日に理事会を控えていました。

理事長の佐藤さんは、管理会社担当へLINEを送っていました。「前回の見積、どなたがお持ちでしたっけ…？」少し間が空いて、返信が返ってきます。「たしか○○理事がお持ちだったと思います」

メール、LINE、紙資料。どこに何があるのか、毎回少しずつ分からなくなっていきます。前回の議論も、誰が何を担当することになっていたかも、理事長だけがなんとなく覚えている状態でした。

会議では毎回話し合っているはずなのに、次の会議になると、また最初から説明している感覚があります。

佐藤さんは、まんくみで会議ページを作ってみることにしました。登録したのは、会議名だけです。

それだけで、会議ページが作成されました。開催日や場所が決まっていなければ、後から入れれば大丈夫なようです。

思っていたより、かなりシンプルでした。「もっと最初から全部設定するのかと思ってた」。佐藤さんは、少しだけ気が楽になりました。

まずは、今回話す予定の議題だけ登録しました。議題は「駐輪場整理について」。最近、空き区画と放置自転車について住民から相談が増えている、という簡単な背景メモだけを添えました。

背景も、まだ簡単なメモ程度です。でも、「今回の会議で何を話すのか」が、少し整理されました。

今までは、理事長の頭の中にだけあったものが、会議ページに残り始めます。

次に、管理会社から届いていた資料を置いてみました。駐輪場現況写真、見積書、区画配置図。会議前に共有しておくことで、当日の説明時間を減らせるかもしれない。そんな気持ちで追加しました。

会議当日。「その資料どこでしたっけ？」が、少し減りました。

「LINE遡らなくていいの助かりますね」と、副理事長がぽつりと言いました。

理事会では、駐輪場区画の整理案について話し合いました。今までは、「じゃあ次回までにお願いします」で終わることが多かった。

でも今回は、会議ページに決定事項を残しました。決定事項は「駐輪場区画の整理案Aで進める」。さらに、担当と期限も登録しました。

「誰がやるんでしたっけ？」が、少し減りそうでした。今までは、会議が終わると、決まったことが少しずつ曖昧になっていきました。でも今回は、会議ページに残っています。

月が変わり、次の理事会が始まりました。佐藤さんは、前回会議ページを開きました。

何を話したか。どう決まったか。誰が担当だったか。何が未対応だったか。それらが、すぐに確認できます。

理事長だけが覚えている状態ではなくなっていました。「前回なんでしたっけ？」から始まる時間が、少し減りました。

「前回の経緯が残ってると楽ですね」と、別の理事が言いました。

最初から、全部整理できたわけではありません。最初は、会議名、議題、資料だけでした。

でも、会議ごとに少しずつ積み上がっていくことで、決定事項、担当、背景、経緯も残り始めます。

資料だけではなく、なぜその話が出て、何を比較して、どう決まり、誰が担当したのかまで、会議単位で積み上がり始めました。